Guía de Firma Electrónica Simple

En esta sección encontrará toda la información relacionada con el funcionamiento de la Firma Electrónica Simple (FES), incluyendo conceptos generales, requisitos legales, procedimientos para empleadores y trabajadores, además de respuestas a las consultas más frecuentes.

Contenido de esta ayuda:

1. Firma Electrónica Simple (FES): Conceptos Generales
2. ¿Cómo funciona el sistema FES?
3. Requisitos Legales para Documentos Laborales
4. Guía para el Empleador
5. Guía para el Trabajador
6. Preguntas Frecuentes
7. Glosario de Términos

1.La Firma Electrónica Simple (FES)

Permite gestionar, firmar, almacenar y consultar documentos laborales de forma completamente digital, cumpliendo con la normativa vigente en Chile.

A través de esta funcionalidad, empleadores y trabajadores pueden suscribir documentos laborales sin necesidad de imprimir, trasladar o almacenar documentos físicos, manteniendo trazabilidad completa del proceso mediante registros de auditoría, sellos de certificación y mecanismos de validación electrónica.

• El respaldo legal

La Firma Electrónica Simple se encuentra regulada por la Ley N.º 19.799, publicada el 12 de abril de 2002.

Esta normativa establece que los documentos electrónicos firmados poseen el mismo valor probatorio que los documentos en papel con firma manuscrita, siempre que sea posible identificar al firmante y acreditar su voluntad de suscribir el documento.

• ¿En qué se diferencia de la firma manuscrita?

• ¿Qué documentos laborales pueden firmarse?

El sistema FES de Ayudaparacontadores.com permite firmar electrónicamente cualquier documento laboral generado por la plataforma, entre ellos:

• Liquidaciones de sueldo.
• Contratos de trabajo y anexos.
• Comprobantes de feriado legal.
• Amonestaciones y sanciones disciplinarias.
• Cartas de aviso y comunicaciones laborales.
• Constancias de recepción del Reglamento Interno.
• Otros documentos laborales generados por el sistema.

Importante: Los finiquitos no pueden gestionarse mediante Firma Electrónica Simple. Para su validez requieren firma ante ministro de fe conforme a la normativa vigente.

2. ¿Cómo funciona el sistema FES?

El proceso de Firma Electrónica Simple (FES) es completamente digital y no requiere la instalación de programas o aplicaciones adicionales. Para firmar un documento, solo se necesita una dirección de correo electrónico personal y un dispositivo con acceso a Internet, como un computador, teléfono celular o tablet.

2.1 Visión general del proceso

Paso 1: Generación del documento

El empleador genera o carga el documento que será sometido al proceso de firma electrónica. El sistema prepara automáticamente el documento en formato PDF para su distribución a los firmantes.

Paso 2: Configuración de los firmantes

El empleador registra los datos de cada persona que debe participar en la firma, incluyendo nombre, RUT, correo electrónico personal y tipo de firmante.

Paso 3: Envío de la solicitud de firma

El sistema envía automáticamente un correo electrónico a cada firmante con un enlace único y seguro para acceder al documento, junto con una copia para su revisión previa.

Paso 4: Revisión del documento

El firmante accede al enlace recibido y revisa el contenido completo del documento antes de proceder con la firma.

Paso 5: Validación mediante código OTP

Para validar su identidad, el firmante solicita un código de verificación de un solo uso (OTP), el cual es enviado a su correo electrónico personal y tiene una vigencia de 10 minutos.

Paso 6: Firma del documento

Una vez ingresado correctamente el código OTP, el sistema registra la firma electrónica de manera inmediata.

Paso 7: Generación del documento certificado

Finalizado el proceso, el sistema genera automáticamente una versión certificada del documento, incorporando el sello de firma, los antecedentes de los firmantes, un código QR de verificación y la huella digital criptográfica (Hash SHA-256) del documento.

Paso 8: Distribución automática

El documento firmado y certificado es enviado automáticamente por correo electrónico a todos los participantes del proceso.

2.2 ¿Qué es el código OTP?

OTP (One-Time Password) significa "contraseña de un solo uso".. Es un código numérico de 6 dígitos que el sistema genera y envía al correo electrónico del firmante cada vez que necesita autenticar una firma. Este código:

• Es único para cada proceso de firma.
• No puede reutilizarse.
• Expira automáticamente después de 10 minutos.
• Se envía al correo electrónico personal del firmante, nunca a un correo institucional proporcionado por el empleador.
• Su utilización permite acreditar que el firmante tuvo acceso efectivo a su correo electrónico al momento de realizar la firma.

Importante: El correo electrónico utilizado para el proceso de firma debe ser personal y de uso exclusivo del trabajador. Esto garantiza que pueda mantener acceso a sus documentos firmados incluso después del término de la relación laboral.

2.3 ¿Qué contiene el sello de certificación?

Una vez completado el proceso de firma, el sistema incorpora al documento una página de certificación que contiene, los siguientes antecedentes:

• Nombre completo del firmante.
• RUT del firmante.
• Tipo de firmante (Trabajador, Representante Legal u otro).
• Correo electrónico utilizado durante la firma.
• Fecha y hora exacta de la firma.
• Identificador único del evento de firma.  (SIG-XXXXXXXX)
• Código QR para verificación pública.
• Hash SHA-256 del documento. (huella digital criptográfica)
• Referencia a la Ley N.º 19.799 sobre Firma Electrónica.

Estos antecedentes permiten verificar la autenticidad, integridad y trazabilidad del documento firmado.

2.4 ¿Qué es el hash SHA-256?

El Hash SHA-256 corresponde a una huella digital criptográfica generada a partir del contenido exacto del documento. 

Es un código alfanumérico de 64 caracteres que se genera a partir del contenido exacto del archivo.

Si el documento es modificado posteriormente, aunque sea mínimamente, el hash cambiará completamente.

Gracias a este mecanismo es posible comprobar que el documento consultado corresponde exactamente al documento que fue firmado originalmente y que no ha sido alterado después de su suscripción.

2.5 Hora oficial de las firmas

Cada firma registra la fecha y hora exacta sincronizada con RFC 3161 , que contiene el token de sellado emitido por una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA) independiente y reconocida internacionalmente.

Esto garantiza que el timestamp de cada firma corresponde a la hora oficial del país, y no puede ser manipulado por el firmante ni por el empleador.

3. Requisitos legales para documentos laborales

Para que la Firma Electrónica Simple (FES) sea válida en documentos laborales, la Dirección del Trabajo ha establecido una serie de requisitos y criterios a través de su doctrina administrativa, especialmente mediante el Dictamen N.º 789/15 y sus pronunciamientos complementarios.

Estos requisitos tienen por finalidad garantizar que el trabajador manifieste su consentimiento de forma libre e informada, mantenga acceso permanente a sus documentos y conserve el control sobre los medios utilizados durante el proceso de firma.

3.1 Consentimiento previo del trabajador

Antes de utilizar la Firma Electrónica Simple para la suscripción de documentos laborales, el trabajador debe haber manifestado expresamente su consentimiento para recibir y firmar documentos por medios electrónicos.

Este consentimiento debe cumplir, al menos, con las siguientes características:

• Debe constar por escrito, idealmente en el contrato de trabajo o en un anexo.
• Debe ser libre e informado, sin presiones ni condicionamientos por parte del empleador.
• Debe ser revocable, pudiendo el trabajador retirarlo en cualquier momento sin que ello afecte la relación laboral.

Importante: Cuando se inicia un proceso de firma para documentos asociados a trabajadores, el sistema muestra una advertencia al empleador recordando la obligación de verificar que exista el consentimiento previo correspondiente.

3.2 Correo electrónico personal

La Dirección del Trabajo exige que el proceso de firma se realice utilizando una dirección de correo electrónico personal del trabajador y no una cuenta institucional proporcionada por el empleador.

Esta medida tiene por finalidad garantizar que el trabajador mantenga acceso independiente a sus documentos laborales, incluso después del término de la relación laboral.

3.3 Derecho del trabajador a acceder a sus documentos

El trabajador tiene derecho a acceder en cualquier momento a los documentos que ha firmado electrónicamente, independientemente de si mantiene o no una relación laboral vigente con el empleador.

Para dar cumplimiento a esta exigencia, la plataforma dispone de un Portal del Trabajador que permite consultar y descargar los documentos firmados, junto con sus respectivos registros de auditoría.

Portal de acceso:

https://sistema.ayudaparacontadores.com/addon/fes_portal_trabajador.php

A través de este portal, el trabajador puede obtener acceso a sus documentos utilizando su RUT y el correo electrónico personal registrado durante el proceso de firma.

4. Guía para el Empleador

Esta sección describe el proceso para generar, enviar y realizar el seguimiento de documentos sometidos a Firma Electrónica Simple (FES), así como las herramientas disponibles para procesos de fiscalización de la Dirección del Trabajo.

4.1 ¿Cómo iniciar un proceso de firma?

Paso 1 Generar o cargar el documento

El sistema genera automáticamente la mayoría de los documentos laborales disponibles en la plataforma. Adicionalmente, es posible cargar documentos externos en formato PDF desde la sección correspondiente de documentos de la empresa.

Paso 2 Abrir el visor de firma

Haga clic en el botón correspondiente para iniciar el proceso de firma del documento.

Paso 3 Configurar los firmantes

Para cada participante deberá ingresar la siguiente información:

• Nombre completo.
• RUT (validado automáticamente por el sistema).
• Correo electrónico personal.
• Tipo de firmante (Trabajador, Representante Legal u otro).

Paso 4 Confirmar el aviso legal

Cuando exista al menos un firmante de tipo Trabajador, el sistema mostrará una advertencia legal solicitando confirmar que:

• El trabajador ha otorgado previamente su consentimiento para utilizar Firma Electrónica Simple.
• El correo electrónico registrado corresponde a una cuenta personal y no institucional.

Paso 5 Iniciar el proceso

Al confirmar, el sistema envía automáticamente los enlaces de firma a todos los firmantes configurados.

4.2 Seguimiento del proceso

Una vez iniciado el proceso, puede hacer seguimiento del estado desde el Repositorio FES, donde vera:

• Estado del sobre de firma: Pendiente (en proceso) o Completado (todos firmaron).
• Estado individual de cada firmante.
• Fecha y hora de firma de cada participante.
• Acceso al documento firmado.
• Acceso al Registro de Auditoría (Audit Trail).
• Opción para reenviar el enlace de firma a participantes que no hayan recibido el correo electrónico.

4.3 Procesos con múltiples firmantes

El sistema permite incorporar múltiples firmantes dentro de un mismo proceso de firma.

Todos los participantes reciben la solicitud de firma simultáneamente y pueden firmar de manera independiente, desde cualquier dispositivo y en el orden que estimen conveniente.

El proceso se considerará completado únicamente cuando todos los firmantes hayan suscrito el documento.

Importante:  Cada firma genera su propio evento y registro de auditoría independiente. El documento sellado final incluye la información de todos los firmantes.

4.4 Acceso para fiscalización de la Dirección del Trabajo

Si la Dirección del Trabajo solicita acceso a la documentación firmada electrónicamente por los trabajadores de la empresa, la plataforma permite generar un acceso temporal especialmente destinado a procesos de fiscalización.

Para generar este acceso:

1. Diríjase a la nómina de personas. (R.R.H.H. - Nómina de Personal )
2. En el menú Adicionales, seleccione la opción Acceso para Fiscalización DT FES.
3. Ingrese el correo electrónico institucional del funcionario fiscalizador.
4. Ingrese el correo electrónico de notificación de la empresa.
5. Confirme la generación del acceso.

El sistema generará automáticamente:

• Una URL única de acceso.
• Un PIN de seguridad.
• Una vigencia de 24 horas para el acceso otorgado.

Este acceso permitirá consultar los documentos firmados de trabajadores activos y de aquellos cuya desvinculación no supere los dos años.

Como respaldo del proceso, el sistema enviará automáticamente tres correos electrónicos que servirán como evidencia de la generación y entrega del acceso de fiscalización.

5. Guía para el Trabajador

Esta sección explica cómo firmar documentos mediante Firma Electrónica Simple (FES), acceder posteriormente a los documentos firmados y verificar su autenticidad.

5.1 ¿Cómo firmar un documento?

Paso 1 Revisar el correo electrónico

Recibirá un correo electrónico enviado por el sistema con el asunto "Documento para Firma Electrónica". Este mensaje incluirá un enlace seguro para acceder al proceso de firma y una copia del documento para su revisión previa.

Paso 2 Abrir el enlace de firma

Haga clic en el enlace incluido en el correo electrónico para acceder al documento. El sistema abrirá una página segura donde podrá revisar íntegramente su contenido antes de proceder con la firma.

Paso 3 Solicitar el código de verificación

Una vez revisado el documento y si está de acuerdo con su contenido, seleccione la opción "Solicitar código". El sistema enviará automáticamente un código de verificación de seis dígitos al correo electrónico registrado para la firma.

Paso 4 Ingresar el código OTP

Revise su correo electrónico y localice el mensaje que contiene el código de verificación. Si no lo encuentra en la bandeja de entrada, verifique también la carpeta de correo no deseado o spam.

Ingrese el código en el campo correspondiente para validar su identidad. El código tiene una vigencia máxima de 10 minutos.

Paso 5 Confirmar la firma

Una vez ingresado correctamente el código OTP, el sistema registrará su firma electrónica de forma inmediata y generará el documento certificado.

Al finalizar el proceso, recibirá por correo electrónico una copia del documento firmado junto con sus antecedentes de certificación.

5.2 ¿Cómo acceder a sus documentos firmados?

El trabajador puede acceder en cualquier momento a los documentos que ha firmado electrónicamente a través del Portal del Trabajador:

https://sistema.ayudaparacontadores.com/addon/fes_portal_trabajador.php

Para acceder deberá ingresar:

• Su RUT.
• El correo electrónico personal utilizado durante el proceso de firma.

Una vez validados estos antecedentes, el sistema enviará a su correo electrónico un enlace de acceso junto con un PIN de seguridad válido por 24 horas.

Desde este portal podrá consultar y descargar:

• El documento firmado.
• El documento original.
• El Registro de Auditoría (Audit Trail).
• Los antecedentes asociados a cada evento de firma.

Importante: Este portal funciona de manera independiente de la relación laboral con el empleador. Por lo tanto, podrá acceder a sus documentos incluso después del término de su contrato de trabajo.

5.3 ¿Cómo verificar la autenticidad de un documento firmado?

Todos los documentos firmados electrónicamente incorporan una página de certificación que contiene un código QR de verificación.

Al escanear este código mediante un teléfono móvil u otro dispositivo compatible, accederá a la página pública de verificación del documento.

Desde dicha página podrá comprobar:

• La autenticidad del documento.
• La identidad de los firmantes.
• La fecha y hora de las firmas.
• El estado de certificación del documento.
• El Registro de Auditoría (Audit Trail) asociado al proceso.

Este mecanismo permite verificar que el documento corresponde efectivamente al firmado por las partes y que no ha sido alterado con posterioridad a su suscripción.

6. Preguntas Frecuentes

¿Tengo obligación de firmar electrónicamente?

No. La Firma Electrónica Simple requiere el consentimiento previo y voluntario del trabajador.

Si usted no ha otorgado dicho consentimiento, el empleador no puede imponer este mecanismo de firma. En estos casos, podrá solicitar la utilización de los procedimientos tradicionales permitidos por la normativa vigente.

¿Qué ocurre si no recibo el código OTP?

Antes de solicitar un nuevo código, revise su carpeta de correo no deseado o spam.

Si el mensaje no se encuentra disponible, podrá solicitar un nuevo código desde la misma página de firma. Al hacerlo, el código anterior quedará automáticamente invalidado por razones de seguridad.

¿El enlace de firma tiene fecha de vencimiento?

Sí. Por motivos de seguridad, los enlaces de firma tienen una vigencia de siete días corridos desde su emisión.

Si el enlace ha expirado, deberá solicitar al empleador que genere un nuevo envío del proceso de firma.

¿Puedo firmar desde un teléfono móvil?

Sí. La plataforma es compatible con computadores, teléfonos móviles y tablets que dispongan de un navegador web y acceso a Internet.

No es necesario instalar aplicaciones adicionales para completar el proceso de firma.

¿Qué ocurre si firmo un documento por error?

La Firma Electrónica Simple produce efectos legales equivalentes a la manifestación de voluntad realizada mediante otros medios válidos de suscripción.

Si considera que ha firmado un documento por error, deberá comunicarse con su empleador para analizar la situación y adoptar las medidas que correspondan. El sistema no permite anular o revertir una firma ya registrada.

¿Es seguro dar mi correo para firmar documentos?

Sí. El correo electrónico se utiliza exclusivamente para enviar enlaces de acceso, códigos OTP, notificaciones y copias de los documentos firmados.

La plataforma no almacena contraseñas de correo electrónico ni accede al contenido de la bandeja de entrada del usuario.

¿Los documentos firmados electrónicamente tienen la misma validez que los documentos firmados en papel?

Sí. Conforme a la Ley N.º 19.799 sobre Documentos Electrónicos y Firma Electrónica, los documentos suscritos mediante Firma Electrónica Simple poseen plena validez jurídica y valor probatorio, siempre que permitan identificar al firmante y acreditar su voluntad.

Por esta razón, son plenamente válidos ante tribunales de justicia, la Dirección del Trabajo y demás organismos públicos y privados.

¿Por cuánto tiempo se conservan los documentos firmados?

La plataforma garantiza la conservación de los documentos firmados electrónicamente y sus registros asociados por un período mínimo de diez años.

Durante este tiempo, los documentos permanecen almacenados en infraestructura segura con mecanismos de respaldo y recuperación, permitiendo su consulta posterior tanto por empleadores como por trabajadores autorizados.

7. Glosario de Términos