Firmar documentos del sistema

Firmar documentos mediante la plataforma es un proceso simple y completamente digital.

Los documentos PDF generados por el sistema incorporan automáticamente los firmantes requeridos según el tipo de documento y el contexto en que se generan. En algunos casos el documento tendrá un solo firmante, mientras que en otros podrá requerir más de uno. Por ejemplo, un contrato de trabajo normalmente requiere la firma del trabajador y del empleador.

Para iniciar el proceso, debe acceder a la ventana donde se genera o visualiza el documento PDF y seleccionar la opción correspondiente para firma electrónica.

Una vez realizada esta acción, el sistema mostrará un listado con los datos de los firmantes asociados al documento. Desde esta sección podrá agregar o eliminar firmantes según corresponda.

Para continuar, el proceso debe contar con al menos un firmante registrado.

Luego de revisar y confirmar los datos, deberá presionar el botón "Iniciar Proceso de Firma".

Envío de correos a los firmantes

Al iniciar el proceso, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico a todos los firmantes configurados, incluyendo los enlaces de acceso al proceso de firma.

No existe un orden obligatorio de firma. Cada participante puede firmar de manera independiente y el proceso se considerará completo y válido una vez que todos los firmantes hayan realizado su firma.

En Gmail, por ejemplo, el mensaje recibido será similar al que se muestra a continuación.

el mensaje es similar a este

El correo incluirá también el documento adjunto que se está firmando, para que pueda ser revisado antes de continuar.

El enlace de firma tiene una vigencia de 7 días. Sin embargo, una vez que el firmante presiona el botón "Firmar Documento", la sesión de firma queda activa por un plazo de 10 minutos.

Al presionar el botón "Firmar Documento", desde cualquier navegador, ya sea en un computador o en un dispositivo móvil, se abrirá el formulario de firma.

En este formulario, el firmante deberá presionar el botón "Enviar código de firma a mi correo".

El sistema enviará un correo electrónico con un código OTP (One-Time Password), es decir, una contraseña de un solo uso. Este código tiene una vigencia de 10 minutos y luego caduca automáticamente.

Al revisar nuevamente su correo electrónico, encontrará un mensaje similar al que se muestra a continuación, el cual contiene un código numérico de 6 dígitos.

Este código debe ser ingresado en el mismo formulario desde donde fue solicitado.

Luego, deberá presionar el botón "Firmar Documento".

Una vez ingresado correctamente el código, el sistema registrará la firma electrónica del documento.

Finalizado el proceso, el sistema enviará correos electrónicos adicionales:

• Un correo informando que la firma fue realizada correctamente.
• Un correo posterior, cuando todos los firmantes hayan completado su proceso, adjuntando el documento firmado y certificado.

Este último mensaje contendrá el documento final firmado, incluyendo su sello o timbre digital de certificación.