Crear y configurar un nuevo trabajador

La ficha de trabajador contiene toda la información necesaria para que el sistema pueda generar correctamente liquidaciones de sueldo, contratos, finiquitos, archivos para Previred y otros procesos relacionados con remuneraciones.

Para crear una nueva ficha, diríjase a la siguiente ruta:

R.R.H.H. → Nómina Personal

Luego presione el botón Nuevo Trabajador.

Al ingresar, el sistema mostrará una pantalla organizada en distintas secciones que deberán completarse según corresponda.

Inicialmente la ficha cuenta con 7 áreas de información. Una vez guardado el trabajador, se habilitarán áreas adicionales, incluyendo la sección de Cargas Familiares.

Campos obligatorios

En cada sección encontrará algunos campos identificados con un asterisco (*).

Estos campos son obligatorios porque participan en cálculos, validaciones legales o procesos requeridos por organismos externos, como Previred y la Dirección del Trabajo.

Datos Básicos: Esta sección reúne los antecedentes generales del trabajador.

Algunos campos se relacionan entre sí según la información ingresada.

Algunos campos se relacionan entre sí según la información ingresada. Por ejemplo, si se selecciona nacionalidad extranjera, será necesario ingresar el número de pasaporte para la correcta generación de finiquitos.

Asimismo, al ingresar un RUT, el sistema podrá indicar si este ya se encuentra registrado previamente en la nómina.

Si lo desea, puede presionar el botón “Editar registro” y continuar desde la ficha guardada, o bien seguir adelante y crear otra ficha con el mismo RUT.

Otro dato importante en esta ficha es el campo “Comuna”:

Esta puede corresponder a alguna de las comunas acogidas al DL 889, beneficio que contempla una rebaja aplicada sobre la base imponible para el cálculo del Impuesto Global Complementario.

Como indica el mensaje del sistema, para que este beneficio sea aplicado, tanto el trabajador como la casa matriz de la empresa deben estar ubicados en una de las comunas incluidas en el DL 889.

A continuación, encontrará una lista de las comunas con rebaja DL 889.

Estos últimos cuatro campos de la primera pestaña requieren una atención especial:

Campos especiales

Pensionado por invalidez

Indica que el trabajador se encuentra pensionado por invalidez total.

En este caso:

• El empleador no debe pagar el Seguro de Invalidez y Sobrevivencia (SIS).
• El trabajador puede continuar cotizando voluntariamente para pensión.
• La cotización de salud continúa siendo obligatoria.

Profesional

Este campo está relacionado con la duración de los contratos a plazo fijo.

Para trabajadores profesionales, los contratos a plazo fijo pueden extenderse hasta por dos años, manteniendo las reglas legales de renovación antes de transformarse en indefinidos.

Tipo de Impuesto Único

Permite definir tratamientos especiales para trabajadores:

• Acogidos al Global Complementario.
• Trabajadores agrícolas con cálculo especial basado en UTM.

Descuento 3% Préstamo SII

Permite descontar automáticamente el 3% de la renta imponible tributaria para el pago del Préstamo Solidario Tasa 0%.

Libro de Remuneraciones electrónico: Esta sección contiene antecedentes requeridos por la Dirección del Trabajo para la generación del Libro de Remuneraciones Electrónico.

Solo debe completar los campos que correspondan según la situación del trabajador.

• Régimen previsional:

El régimen previsional debe contener la información necesaria para efectuar correctamente los descuentos de fondos de pensiones, ya sea mediante AFP o a través del sistema ex INP.

Todo trabajador debe contar con un régimen previsional, incluso aquellos que se encuentren pensionados y no coticen actualmente.

Si no está seguro de la AFP del trabajador, puede presionar el botón “Sup. Pensiones” y consultar utilizando el RUT del trabajador, obteniendo así la AFP a la cual se encuentra afiliado.

En caso de que el trabajador cuente con calificación de trabajo pesado, puede informarlo en los campos correspondientes.

Si el trabajador pertenece al sistema antiguo (ex INP), deberá indicar tanto la caja previsional como el porcentaje de descuento en los campos que aparecerán habilitados para ello.

• Salud: Esta sección permite configurar las cotizaciones de salud.

La información requerida para el pago de salud puede combinarse de distintas maneras.

En el caso de Fonasa, el sistema configura automáticamente la cotización obligatoria del 7%.

Para las ISAPRES, dependiendo de la información indicada en el FUN, el plan puede combinar distintos factores. Aunque el sistema ha ido simplificando este proceso, actualmente solo es necesario indicar la moneda del plan de salud (por ejemplo, UF) y la cotización pactada. Por ejemplo, para un plan mensual de 2,5 UF, basta con ingresar:

• Moneda plan de salud: UF

• Cotización pactada: 2,5

• Liquidación: Esta sección define la forma en que el sistema calculará las remuneraciones del trabajador.

Estos son los elementos centrales de la liquidación, donde se define como se remunerará al trabajador, las combinaciones son las siguientes.

• Tipo de trabajador: Existen cuatro opciones posibles, ajustadas para coordinar con Previred: activo (no pensionado), pensionado y cotiza, pensionado y no cotiza, y mayor de 65 años no jubilado.

  Tipo de sueldo: Define la estructura de remuneración del trabajador: normal, comisión o base más comisión.

  Forma de pago de sueldo: Corresponde a la modalidad de cálculo de la remuneración: por mes, horas, días, días con semana corrida, trato u obra o faena.

  Forma de cálculo de sueldo: Indica cómo será interpretado el monto ingresado: líquido a pago, sueldo en UF o sueldo base tradicional.

  Monto cálculo de sueldo: Contiene el valor asociado a la forma de cálculo seleccionada.

  Duración del contrato: Permite indicar si el contrato es indefinido o a plazo fijo.

  Fecha de ingreso y fecha de término: Son los elementos que indican al libro de remuneraciones si debe incorporar al trabajador dentro del período remunerado. Si las fechas no coinciden con los días del período en proceso, el sistema no lo considerará automáticamente.

  Posee seguro de cesantía: Corresponde a la activación o no del seguro de cesantía, tanto patronal como del trabajador. Esto ocurre en algunos casos especiales, como sueldo empresarial o trabajadores antiguos que no ingresaron al sistema cuando fue implementado en 2003.

  Ingreso al seguro de cesantía: Para trabajadores nuevos, esta fecha generalmente coincide con la fecha de ingreso y se utiliza para determinar el cumplimiento de los 11 años de cotización.

• Haberes no imponibles

  En esta sección se registran los haberes no imponibles que formarán parte de la liquidación de sueldo.

• Forma Pago: Esta sección contiene información referencial relacionada con el pago de remuneraciones.

  Además de complementar los datos contractuales, puede utilizarse posteriormente para la generación de nóminas bancarias.

Información disponible después de guardar la ficha

Una vez creada la ficha, el sistema habilitará nuevas áreas de información que requieren que el trabajador exista previamente en la base de datos.

• Cargas Familiares

Las cargas familiares corresponden a un subsidio estatal entregado a los trabajadores, por lo que no constituyen un gasto para el empleador.

El modelo entregado por el sistema requiere dos tipos de información. En primer lugar, se debe indicar la carga propiamente tal, es decir: hijo, padre, cónyuge, entre otros. 

Para ello, debe incorporar la información necesaria presionando el botón “Nueva carga familiar”, donde deberá registrar los datos correspondientes.

De estos datos, los más importantes son: inicio del beneficio, término del beneficio, fecha de nacimiento, sexo, tipo de beneficio y tipo de beneficiario.

Las fechas de inicio y término del beneficio corresponden al período de vigencia de la carga familiar, el cual puede extenderse por varios años. Estas fechas no se utilizan para efectuar el pago de la carga, sino para determinar si el beneficio se encuentra vigente.

Para que el sistema pueda pagar correctamente este beneficio, es necesario asociar la carga al tramo correspondiente, utilizando el segundo botón señalado anteriormente.

En este apartado usted define si la carga familiar será pagada o no, de acuerdo con el tramo asignado. Los tramos disponibles corresponden a las categorías tradicionales: A, B, C y D.

El tramo seleccionado es el que determina el monto y los períodos en que se efectuará el pago de la carga familiar. Esta información debe estar respaldada por el certificado o informe emitido por el IPS (ex INP) o por la caja de compensación correspondiente.

Generalmente, el tramo asignado es reevaluado cada 6 meses; sin embargo, el sistema permite registrar períodos con rangos de fechas más extensos si así se requiere.

Por cada nueva asignación de tramo, usted podrá crear un nuevo registro o modificar uno existente.

• Haberes permanentes

Un haber permanente corresponde a un componente definido en el contrato original o en alguna de sus modificaciones. Se trata de montos que se pagan mensualmente y que, por lo general, mantienen el mismo valor o presentan variaciones mínimas en el tiempo.

La asignación de un haber permanente se realiza por períodos, definiendo una fecha de inicio y una fecha de término, las que pueden abarcar desde un plazo cercano hasta uno muy extenso, según sea necesario.

Si en algún momento este haber deja de aplicarse, se recomienda no eliminar el registro, sino utilizar la opción “Activo” y cambiar su estado a “NO”. De esta forma, se mantiene el historial de información asociado.

Puede crear tantos haberes permanentes como requiera.

• Datos para contrato:

Esta sección permite definir la información necesaria para la generación del contrato como documento. Para ello, debe contar previamente con una plantilla de contrato y realizar los ajustes necesarios, de modo que el documento incluya todo el contenido y texto requerido.

No es obligatorio completar esta información de forma inmediata; puede hacerlo solo si así lo desea. Posteriormente, podrá modificar estos datos tanto desde esta sección como desde la nómina de personal.