Cartas a Trabajador

El sistema provee una herramienta que permite llevar el registro de amonestaciones y cartas de desvinculación (a plazo fijo o indefinido) para cada persona ingresada en la nómina.

Este documento está diseñado para cumplir con la normativa indicada en el Código del Trabajo. Para ello, debe dirigirse al siguiente menú:

En este formulario encontrará 4 pestañas, separadas por trabajador:

1. Amonestación,
2. Despido,
3. No Renovación de Contrato
4. Mutuo Acuerdo

Cada una solicitará la información necesaria para emitir finalmente el documento en formato PDF, de manera que pueda ser entregado o enviado al trabajador, según corresponda.

1. Carta de Amonestación

En este apartado, el sistema entregará una carta para amonestar al trabajador por un motivo específico.

Es importante destacar que la amonestación debe coincidir con lo indicado en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad; de lo contrario, no procede. Por ejemplo, si desea amonestar por continuos retrasos, esta causal debe estar consignada previamente en el documento antes citado y haber sido entregada al trabajador.

El PDF de salida será similar al siguiente:

2. Carta de Despido

En esta sección usted podrá indicar la información necesaria para producir la desvinculación del trabajador, conforme a cualquiera de las causales establecidas en el Código del Trabajo.

Esta carta debe incluir ciertos elementos obligatorios:

1. Forma de pago del finiquito

   Se debe indicar si el pago del finiquito será realizado de manera presencial o electrónica.

   Si el trabajador no acepta la modalidad electrónica —lo cual es un derecho que puede ejercer en cualquier momento—, deberá procederse con el pago presencial ante notario o en la Inspección del Trabajo.

2. Reserva de derechos

   También se debe informar al trabajador que puede realizar una reserva de derechos al momento de firmar el finiquito.

   Esto corresponde a la posibilidad de demandar posteriormente al empleador por materias relacionadas con el ámbito laboral, aun cuando el finiquito haya sido firmado. Este derecho tiene un plazo de vigencia de 90 días.

   Sin embargo, este punto debe quedar expresamente señalado en la carta de despido.

3. Detalle y monto del finiquito

   La carta debe indicar el monto total a pagar en el finiquito y detallar los conceptos asociados, por ejemplo, días de vacaciones adeudados u otros haberes pendientes, debidamente valorizados.

Para utilizar esta opción, es necesario haber construido previamente el finiquito correspondiente con los valores que serán presentados. Una vez realizado esto, el sistema incorporará automáticamente en esta misma carta el detalle del finiquito asociado.

El PDF de salida será similar al siguiente:

3. Carta de No Renovación de Contrato

Esta es una versión reducida de la anterior, la cual viene completada con los datos necesarios para dar término a un contrato que no será renovado.

El resultado final en PDF es similar; sin embargo, presenta la condición adicional de que no es necesario indicar un detalle de la causa, ya que esta se encuentra especificada previamente en el contrato. En este caso, la situación “anómala” corresponde a la renovación del contrato.

4. Mutuo Acuerdo

   En esta sección podrá generar una carta de término de relación laboral por mutuo acuerdo entre las partes, conforme a lo establecido en el artículo 159 N°1 del Código del Trabajo.

   Esta opción permite registrar y emitir el documento formal mediante el cual empleador y trabajador acuerdan voluntariamente poner término al contrato de trabajo, dejando constancia de las condiciones pactadas y de la aceptación expresa de ambas partes.

Al seleccionar la opción “Nueva Declaración Mutuo Acuerdo”, el sistema desplegará un formulario donde deberá completar la información necesaria para generar la carta de término de contrato por mutuo acuerdo entre las partes.

Para emitir el documento, deberá ingresar los siguientes antecedentes:

• Persona: trabajador asociado al acuerdo.
• Fecha Documento: fecha de emisión de la carta.
• Causal Despido: causal correspondiente al término por mutuo acuerdo.
• Fecha Despido: fecha efectiva de término de la relación laboral.
• Forma Notificación: modalidad mediante la cual será enviada o entregada la carta al trabajador.
• Fecha Pago Finiquito: fecha programada para el pago del finiquito.
• Finiquito Cálculo: selección de un finiquito previamente generado, en caso de que se desee incorporar automáticamente el detalle de haberes, descuentos e indemnizaciones en la carta.

Si se selecciona un finiquito en el campo “Finiquito Cálculo”, el sistema incorporará automáticamente el detalle valorizado de los conceptos asociados al término de contrato, tales como vacaciones pendientes, indemnizaciones u otros haberes.

En caso de no seleccionar un finiquito, la carta será generada sin el detalle de cálculo correspondiente.

Es importante considerar que el mutuo acuerdo debe ser aceptado y firmado por ambas partes para que tenga validez legal conforme a la normativa laboral vigente.