Crear y Configurar un Trabajador

La ficha del trabajador reúne toda la información necesaria para administrar la relación laboral dentro de AyudaParaContadores.com.

Desde ella se configuran los antecedentes utilizados para calcular remuneraciones, generar contratos, finiquitos, declaraciones para Previred, el Libro Electrónico de Remuneraciones (LRE) y los demás procesos relacionados con Recursos Humanos.

Acceder a la creación de un trabajador

Diríjase al menú:

R.R.H.H. → Nómina Personal

Luego presione el botón Nuevo Trabajador.

Al ingresar, el sistema mostrará una pantalla organizada en distintas secciones que deberán completarse según corresponda.

Inicialmente la ficha cuenta con 7 áreas de información. Una vez guardado el trabajador, se habilitarán áreas adicionales, incluyendo la sección de Cargas Familiares.

Campos obligatorios

En todas las secciones encontrará campos identificados con un asterisco (*).

Estos campos son obligatorios porque intervienen en:

• Cálculos de remuneraciones.
• Validaciones legales.
• Generación de archivos para Previred.
• Libro de Remuneraciones Electrónico.
• Dirección del Trabajo.
• Emisión de contratos y finiquitos.

Datos Básicos

Esta sección reúne los antecedentes generales del trabajador.

Algunos campos se relacionan automáticamente según la información ingresada.

Por ejemplo:

• Si selecciona una nacionalidad extranjera, será necesario ingresar el número de pasaporte para la correcta generación de finiquitos.
• Al ingresar un RUT, el sistema verificará si ya existe una ficha registrada.

Si el trabajador ya existe, podrá:

• Presionar Editar registro para continuar utilizando la ficha existente.
• Crear una nueva ficha con el mismo RUT, si así lo requiere.

Si lo desea, puede presionar el botón “Editar registro” y continuar desde la ficha guardada, o bien seguir adelante y crear otra ficha con el mismo RUT.

Comuna (DL 889)

El campo Comuna también puede afectar el cálculo tributario.

Si corresponde a una comuna acogida al DL 889, el sistema podrá aplicar la rebaja sobre la base imponible utilizada para el cálculo del Impuesto Global Complementario.

Para que el beneficio sea aplicado, deben cumplirse ambas condiciones:

• El trabajador debe pertenecer a una comuna acogida al DL 889.
• La casa matriz de la empresa también debe estar ubicada en una comuna incluida en dicho decreto.

A continuación, encontrará una lista de las comunas con rebaja DL 889.

Campos especiales

Los siguientes campos requieren una configuración especial.

Pensionado por invalidez

Indica que el trabajador se encuentra pensionado por invalidez total.

En este caso:

• El empleador no debe pagar el Seguro de Invalidez y Sobrevivencia (SIS).
• El trabajador puede continuar cotizando voluntariamente para pensión.
• La cotización de salud continúa siendo obligatoria.

Profesional

Este campo está relacionado con la duración de los contratos a plazo fijo.

Para trabajadores profesionales, los contratos a plazo fijo pueden extenderse hasta por dos años, manteniendo las reglas legales de renovación antes de transformarse en indefinidos.

Tipo de Impuesto Único

Permite definir tratamientos especiales para trabajadores:

• Acogidos al Global Complementario.
• Trabajadores agrícolas con cálculo especial basado en UTM.

Descuento 3% Préstamo SII

Permite descontar automáticamente el 3% de la renta imponible tributaria para el pago del Préstamo Solidario Tasa 0%.

Libro de Remuneraciones Electrónico

Esta sección reúne la información requerida por la Dirección del Trabajo para generar correctamente el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE).

Complete únicamente los campos que correspondan a la situación del trabajador.

Régimen previsional

El régimen previsional debe contener la información necesaria para efectuar correctamente los descuentos de fondos de pensiones, ya sea mediante AFP o a través del sistema ex INP.

Todo trabajador debe contar con un régimen previsional, incluso aquellos que se encuentren pensionados y no coticen actualmente.

Si no está seguro de la AFP del trabajador, puede presionar el botón “Sup. Pensiones” y consultar utilizando el RUT del trabajador, obteniendo así la AFP a la cual se encuentra afiliado.

En caso de que el trabajador cuente con calificación de trabajo pesado, puede informarlo en los campos correspondientes.

Si el trabajador pertenece al sistema antiguo (ex INP), deberá indicar tanto la caja previsional como el porcentaje de descuento en los campos que aparecerán habilitados para ello.

Salud

Esta sección permite configurar la cotización de salud.

Fonasa

Al seleccionar Fonasa, el sistema configura automáticamente la cotización obligatoria del 7%.

Isapre

Para trabajadores afiliados a una Isapre, normalmente basta con indicar:

• Moneda del plan (UF, pesos u otra).
• Cotización pactada.

Ejemplo

• Moneda: UF
• Cotización pactada: 2,5 UF

Liquidación

Esta es una de las secciones más importantes de la ficha, ya que define la forma en que el sistema calculará las remuneraciones del trabajador.

• Tipo de trabajador: Existen cuatro opciones posibles, ajustadas para coordinar con Previred: activo (no pensionado), pensionado y cotiza, pensionado y no cotiza, y mayor de 65 años no jubilado.

  Tipo de sueldo: Define la estructura de remuneración del trabajador: normal, comisión o base más comisión.

  Forma de pago de sueldo: Corresponde a la modalidad de cálculo de la remuneración: por mes, horas, días, días con semana corrida, trato u obra o faena.

  Forma de cálculo de sueldo: Indica cómo será interpretado el monto ingresado: líquido a pago, sueldo en UF o sueldo base tradicional.

  Monto cálculo de sueldo: Contiene el valor asociado a la forma de cálculo seleccionada.

  Duración del contrato: Permite indicar si el contrato es indefinido o a plazo fijo.

  Fecha de ingreso y fecha de término: Son los elementos que indican al libro de remuneraciones si debe incorporar al trabajador dentro del período remunerado. Si las fechas no coinciden con los días del período en proceso, el sistema no lo considerará automáticamente.

  Posee seguro de cesantía: Corresponde a la activación o no del seguro de cesantía, tanto patronal como del trabajador. Esto ocurre en algunos casos especiales, como sueldo empresarial o trabajadores antiguos que no ingresaron al sistema cuando fue implementado en 2003.

  Ingreso al seguro de cesantía: Para trabajadores nuevos, esta fecha generalmente coincide con la fecha de ingreso y se utiliza para determinar el cumplimiento de los 11 años de cotización.

• Haberes no imponibles

  En esta sección se registran los haberes no imponibles que formarán parte de la liquidación de sueldo.

  Por ejemplo:

  • Colación.
  • Movilización.
  • Viáticos no imponibles.
  • Otros conceptos según corresponda.

• Forma Pago: Esta sección contiene información referencial relacionada con el pago de remuneraciones.

  Además de complementar los datos contractuales, puede utilizarse posteriormente para la generación de nóminas bancarias.

Información disponible después de guardar la ficha

Una vez creada la ficha, el sistema habilitará nuevas áreas de información que requieren que el trabajador exista previamente en la base de datos.

Cargas Familiares

Las cargas familiares corresponden a un subsidio estatal entregado a los trabajadores, por lo que no constituyen un gasto para el empleador.

El modelo entregado por el sistema requiere dos tipos de información. En primer lugar, se debe indicar la carga propiamente tal, es decir: hijo, padre, cónyuge, entre otros. 

Para ello, debe incorporar la información necesaria presionando el botón “Nueva carga familiar”, donde deberá registrar los datos correspondientes.

De estos datos, los más importantes son: inicio del beneficio, término del beneficio, fecha de nacimiento, sexo, tipo de beneficio y tipo de beneficiario.

Las fechas de inicio y término del beneficio corresponden al período de vigencia de la carga familiar, el cual puede extenderse por varios años. Estas fechas no se utilizan para efectuar el pago de la carga, sino para determinar si el beneficio se encuentra vigente.

Para que el sistema pueda pagar correctamente este beneficio, es necesario asociar la carga al tramo correspondiente, utilizando el segundo botón señalado anteriormente.

En este apartado usted define si la carga familiar será pagada o no, de acuerdo con el tramo asignado. Los tramos disponibles corresponden a las categorías tradicionales: A, B, C y D.

El tramo seleccionado es el que determina el monto y los períodos en que se efectuará el pago de la carga familiar. Esta información debe estar respaldada por el certificado o informe emitido por el IPS (ex INP) o por la caja de compensación correspondiente.

Generalmente, el tramo asignado es reevaluado cada 6 meses; sin embargo, el sistema permite registrar períodos con rangos de fechas más extensos si así se requiere.

Por cada nueva asignación de tramo, usted podrá crear un nuevo registro o modificar uno existente.

Haberes Permanentes

Los haberes permanentes corresponden a conceptos establecidos en el contrato de trabajo o en sus modificaciones.

Generalmente se trata de montos que se pagan todos los meses y cuyo valor permanece constante o presenta variaciones menores.

Cada haber se configura indicando:

• Fecha de inicio.
• Fecha de término.
• Estado Activo (Sí/No).

Si un haber deja de utilizarse, se recomienda desactivarlo cambiando el estado a No, en lugar de eliminarlo, para conservar el historial.

Puede registrar tantos haberes permanentes como sea necesario.

Datos para Contrato

Esta sección contiene la información utilizada para generar contratos de trabajo.

Para ello, debe contar previamente con una plantilla de contrato y realizar los ajustes necesarios, de modo que el documento incluya todo el contenido y texto requerido.

No es obligatorio completar esta información al crear el trabajador; podrá hacerlo posteriormente desde esta misma ficha o directamente desde la Nómina de Personal.