Administrar documentos digitales de la empresa

El módulo Documentos Digitales Empresa permite almacenar y organizar documentos relacionados con la empresa, manteniéndolos disponibles para su consulta cuando sea necesario.

Actualmente, el sistema no establece un límite definido para la cantidad de documentos que pueden almacenarse. La organización de la información dependerá de la estructura que cada usuario desee implementar.

Los archivos cargados deben corresponder a un formato válido, por ejemplo:

• PDF
• JPG
• PNG
• Excel
• Word
• Otros formatos compatibles

Importante: Este espacio está destinado exclusivamente al almacenamiento de documentación relacionada con la empresa. El uso inadecuado de esta funcionalidad podrá provocar la caducidad de la ficha de la empresa y de la cuenta de usuario asociada.

Acceder a Documentos Digitales Empresa

Para ingresar al módulo, diríjase a:

Empresas → Empresa Activa → Documentos Digitales Empresa

Para crear un nuevo documento o grupo de documentos, solo debe presionar el botón Nuevo Documento, lo que desplegará lo siguiente:

presentando el siguiente formulario:

En este formulario es necesario completar los datos correspondientes. Cabe destacar que, en el campo Tipo de documento, existen diversas opciones que permiten seleccionar la categoría que mejor se adapte al archivo que se desea cargar al sistema:

Consultar documentos firmados electrónicamente (FES)

Desde este mismo módulo también es posible consultar todos los documentos firmados mediante Firma Electrónica Simple (FES).

Para ello, seleccione la opción Documentos Firmados FES.

Esta opción desplegará el listado completo de los documentos firmados de la empresa.

Se puede visualizar el monto total de los documentos pendientes por pagar.

En la tabla se muestra una tabla: con opciones por documento, nombre de la empresa, los firmantes, si el proceso está terminado, el monto y si está facturado.

En el menú Opciones encontrará las siguientes alternativas:

Opciones disponibles para documentos FES

• PDF Firmado: corresponde al documento firmado electrónicamente por uno o más participantes del proceso.
• Original: corresponde al documento original enviado para revisión y firma.
• Audit: corresponde al Registro de Auditoría (Audit Trail), que contiene el detalle de los eventos ocurridos durante el proceso de firma.
• Sobre: presenta la misma información del proceso de firma, pero organizada en un formato de visualización diferente.