Crear y gestionar finiquitos

El módulo de Finiquitos permite calcular las indemnizaciones y demás conceptos asociados al término de la relación laboral, generar el documento de finiquito y contabilizar el proceso una vez revisada toda la información.

Como el cálculo depende de antecedentes legales, contractuales y remuneracionales, el sistema genera inicialmente un borrador que puede modificarse antes de su contabilización definitiva.

Consideraciones importantes

Antes de comenzar, tenga presente lo siguiente:

• Los finiquitos se crean inicialmente en estado Borrador.
• Puede generar tantos finiquitos como necesite para analizar distintos escenarios.
• El finiquito no afecta la contabilidad ni la ficha del trabajador hasta que sea contabilizado.
• Una vez contabilizado, el sistema consultará si desea dar de baja al trabajador.

Crear un nuevo finiquito

Para iniciar el proceso, diríjase a:  R.R.H.H. → Nómina de Personal

Seleccione el trabajador y luego, en el menú Opciones, elija: Gestionar Finiquitos

También se pueden revisar todos los finiquitos creados mediante la opción “Nómina de Finiquitos Empresa”, que se encuentra en el menú Adicionales.

El sistema presentará el siguiente listado, en ambos casos, el cual inicialmente estará en blanco si no existen finiquitos para el trabajador.

Para crear uno nuevo, presione Nuevo Finiquito.

En este punto, debe completar algunos datos para iniciar el cálculo del valor final.

Es obligatorio ingresar las fechas correspondientes para el proceso. La comuna de firma del finiquito es un dato mandatorio y se obtiene desde la información asociada a la ficha de la empresa; sin embargo, puede ajustarla según corresponda.

Luego, debe completar algunos datos asociados a las causales y sus consecuencias.

Seleccionar la causal de término

Las causales disponibles corresponden a las establecidas en el Código del Trabajo.

Dependiendo de la causal seleccionada, el sistema habilitará automáticamente los campos relacionados con:

• Indemnización por años de servicio.
• Indemnización sustitutiva del aviso previo.
• Otros conceptos indemnizatorios aplicables.

Registrar antecedentes adicionales

Si corresponde, también puede ingresar:

• Indemnizaciones voluntarias.

• Descuento del Seguro de Cesantía (AFC): Para aplicar este descuento, es necesario solicitar a la AFC el certificado correspondiente, donde se indique el monto autorizado para descontar.

  Este documento debe mantenerse como respaldo del finiquito.

• Remuneraciones pendientes del último período trabajado.
• Descuentos autorizados por el trabajador: Los descuentos por préstamos u otros conceptos solo deben aplicarse cuando exista un documento firmado por el trabajador que autorice expresamente dicho descuento.
• Retenciones judiciales vigentes: Si el trabajador mantiene una retención judicial por pensión de alimentos, esta solo podrá descontarse cuando la empresa haya recibido la resolución judicial que ordena efectuar la retención.

Contratos por obra o faena

Cuando el contrato corresponde a una obra o faena determinada, el sistema habilitará un apartado especial.

En este deberá indicar la descripción de la obra o faena ejecutada, antecedente que permite relacionar el contrato con la causal de término correspondiente.

En este apartado deberá consignar algunos datos adicionales para este cálculo. Es importante notar que se debe indicar la descripción de la obra o faena ejecutada, ya que es el único elemento que vincula el contrato con la causal de despido (en este caso, término de la actividad que dio origen al contrato).

Cálculo de indemnizaciones

El sistema propone automáticamente una base de cálculo utilizando el promedio de las remuneraciones de los últimos 90 días trabajados para los conceptos que correspondan.

En este caso, se consigna originalmente el valor del promedio de los últimos 90 días trabajados, solo para los montos de sueldo base y gratificación. Este mismo valor se copia en el campo valor cálculo años de servicio (mes) y en el valor del mes de aviso previo (30 días).

Este último valor se utiliza para determinar el monto del mes por año y el del aviso previo, el cual, en principio, debería calcularse sin gratificación, aunque es una discusión que queda a su criterio.

Los valores entregados pueden ser modificados íntegramente según sea necesario para el cálculo final a desarrollar.

El descuento personalizado puede originarse a partir de un préstamo de la empresa o de una situación similar. Es importante destacar que, para que este descuento proceda desde el finiquito, debe existir un documento firmado por el trabajador que lo autorice; de lo contrario, puede ser objetado.

Finalmente, en esta sección, para el descuento obligatorio correspondiente a una retención judicial, debe indicar la información solicitada. Sin embargo, este tipo de descuento solo procede si la empresa ha recibido formalmente una notificación judicial con número de resolución asociado, que autorice al empleador a efectuar la retención; de lo contrario, no corresponde aplicar el descuento.

En esta etapa, solo debe presionar “Guardar y continuar”. Con esta información, el sistema presentará el cálculo asociado, el cálculo de días de feriado y un conjunto de calendarios de cálculo para revisión visual.

Luego, debe seleccionar el botón: Ir a Feriados del trabajador.

El sistema calculará automáticamente cada período de vacaciones que el trabajador debió tomar en cada año. Si en estos casos detecta un feriado registrado en el sistema, descontará el total de días asociados a dicho feriado; de lo contrario, los considerará como parte del cálculo.

Ahora bien, este es un caso complejo, ya que un trabajador que no ha hecho uso de sus vacaciones solo podrá utilizarlas respecto de los últimos dos años acumulados. Sin embargo, esta es una situación relativa, ya que, si la causa que generó esta acumulación es responsabilidad del empleador, el trabajador podrá hacer uso del total del período, independientemente de la antigüedad. Cabe destacar que, para que esto sea válido, debe existir documentación que respalde esta situación.

Para efectos de simplificar la tabla, los períodos se presentan como años calendario, desde la fecha de ingreso a la empresa hasta el último período (coincidente con la fecha de término de funciones).

Si desea descontar estos días, actualmente debe generar los registros de vacaciones correspondientes en el área de feriados del trabajador.

Para el cálculo de los días de vacaciones, el sistema ha generado un calendario similar al utilizado por la Dirección del Trabajo cuando se desea validar un finiquito.

Para este ejemplo, la fecha de salida fue el 13 de junio y, a partir de ese momento, el sistema realiza un conteo de días conforme a lo estimado en la tabla de días de feriado, hasta el último día calendario del feriado asociado.

Forma de pago

Antes de finalizar el proceso deberá indicar la forma en que será pagado el finiquito.

Si no registra esta información, el sistema considerará el pago al contado.

También puede registrar distintas modalidades de pago, por ejemplo:

• Pago al contado.
• Uno o más cheques.
• Combinación de ambos.

Esta información será incorporada automáticamente al documento de finiquito.

Este desglose quedará documentado en el numeral tercero del documento de finiquito.

Revisar el cálculo

Al finalizar el ingreso de antecedentes, el sistema mostrará un resumen con todos los conceptos considerados en el cálculo del finiquito para su revisión antes de la contabilización.

Contabilizar el finiquito

Desde la sección Contabilización podrá:

• Descargar el finiquito en formato PDF.
• Descargar el comprobante contable.
• Seleccionar el período contable.
• Definir la cuenta utilizada para el asiento.
• Ejecutar la contabilización del proceso.

Entre los conceptos que pueden contabilizarse se encuentran:

• Feriado legal y progresivo.
• Indemnización sustitutiva del aviso previo.
• Indemnización por años de servicio.
• Indemnización voluntaria.
• Indemnización por obra o faena.
• Reintegro del Seguro de Cesantía.

En el cuadro de contabilización se podrá escoger cuál será la cuenta que se utilizará para el balance de cargos y el período en el que será contabilizado.

El último paso es el relacionado con el documento propiamente tal. El documento de finiquito es similar al siguiente: