Firma Electrónica Simple (FES)

1. Que es la Firma Electrónica Simple?

La firma electrónica simple (FES) es un mecanismo legal que permite a una persona expresar su voluntad de aceptar o suscribir un documento de forma digital, sin necesidad de imprimir papeles ni reunirse físicamente. Tiene plena validez legal en Chile desde 2002.

1.1 El respaldo legal

La firma electrónica simple está regulada por la Ley N 19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación, publicada el 12 de abril de 2002. Esta ley establece que los documentos electrónicos firmados tienen el mismo valor probatorio que un documento en papel con firma manuscrita, siempre que se pueda identificar al firmante y acreditar su voluntad.

1.2 En que se diferencia de la firma manuscrita?

1.3 Que documentos laborales se pueden firmar?

El sistema FES de Ayudaparacontadores.com permite firmar electrónicamente cualquier documento laboral generado por la plataforma, entre ellos:

•       Liquidaciones de sueldo

•       Contratos de trabajo y sus anexos

•       Comprobantes de feriado legal

•       Amonestaciones y sanciones disciplinarias

•       Cartas de aviso y comunicaciones laborales

•       Reglamento Interno (constancia de recepción)

•       Cualquier otro documento laboral generado por el sistema

Nota:  Los finiquitos NO pueden procesarse mediante firma electrónica simple. Requieren firma manuscrita ante ministro de fe.

2. Como funciona el sistema FES?

El proceso de firma electrónica simple en Ayudaparacontadores.com es completamente digital y no requiere instalar ningún programa adicional. Solo se necesita un correo electrónico personal y un dispositivo con acceso a internet (computador, teléfono o Tablet).

2.1 Visión general del proceso

Paso 1 El empleador sube o genera el documento

El sistema genera automáticamente el PDF del documento laboral listo para ser firmado.

Paso 2 El empleador configura los firmantes

Ingresa el nombre, RUT, correo electrónico personal y tipo de firmante de cada persona que debe suscribir el documento.

Paso 3 El trabajador recibe un correo electrónico

El sistema envía automáticamente un correo al trabajador con un enlace único y seguro para acceder al documento, junto con una copia del documento adjunto para revisión previa.

Paso 4 El trabajador revisa el documento

Accede al enlace desde su correo y lee el documento completo en pantalla antes de proceder a firmarlo.

Paso 5 Autenticación con código OTP

El trabajador solicita un código de verificación de 6 dígitos que el sistema envía a su correo electrónico personal. Este código es válido por 10 minutos.

Paso 6 El trabajador ingresa el código y firma

Al ingresar correctamente el código, el sistema registra la firma de forma inmediata.

Paso 7 El sistema genera el documento sellado

Se crea automáticamente una versión final del PDF con un sello de certificación que incluye los datos de todos los firmantes, código QR de verificación y el hash SHA-256 del documento.

Paso 8 Notificación y distribución

El documento firmado y sellado es enviado automáticamente por correo electrónico a todos los involucrados.

2.2 Que es el código OTP?

OTP significa One-Time Password, es decir, una contraseña de un solo uso. Es un código numérico de 6 dígitos que el sistema genera y envía al correo electrónico del firmante cada vez que necesita autenticar una firma. Este código:

•       Es único para cada firma - no puede reutilizarse

•       Expira automáticamente después de 10 minutos

•       Se envía al correo personal del trabajador, no al institucional

•       Su ingreso correcto acredita que el trabajador tuvo acceso efectivo a su correo en el momento de firmar

Nota:  El correo electrónico utilizado debe ser personal y de propiedad exclusiva del trabajador, no un correo corporativo entregado por el empleador. Esto garantiza que el trabajador mantenga acceso a sus documentos incluso después del término del contrato.

2.3 Que contiene el sello de certificación?

Una vez completada la firma, el sistema agrega al documento una página final de certificación que incluye:

•       Nombre completo del firmante

•       RUT del firmante

•       Tipo de firmante (Trabajador, Representante Legal, etc.)

•       Correo electrónico con el que firmo

•       Fecha y hora exacta de la firma (sincronizada con el servidor oficial ntp.shoa.cl del SHOA - Armada de Chile)

•       Identificador único del evento de firma (SIG-XXXXXXXX)

•       Código QR para verificación pública

•       Hash SHA-256 del documento (huella digital criptográfica)

•       Mención de la ley aplicable: Ley N 19.799

2.4 Que es el hash SHA-256?

El hash SHA-256 es una especie de huella digital del documento. Es un código alfanumérico de 64 caracteres que se genera a partir del contenido exacto del archivo. Si el documento es alterado de cualquier forma después de ser firmado, aunque sea cambiando un solo espacio, el hash cambia completamente.

Esto permite verificar que el documento que se tiene en maño es exactamente el mismo que fue firmado, sin ninguna modificación. Cualquier persona puede calcular el hash SHA-256 de un documento y compararlo con el registrado en el sello para comprobar su integridad.

2.5 La hora oficial de las firmas

Cada firma registra la fecha y hora exacta sincronizada con el servidor NTP oficial de Chile: ntp.shoa.cl, administrado por el Servicio Hidrográfico y Oceanográfico de la Armada de Chile (SHOA). Esto garantiza que el timestamp de cada firma corresponde a la hora oficial del país, con un margen de error inferior a 1 segundo, y no puede ser manipulado por el firmante ni por el empleador.

3. Requisitos Legales para Documentos Laborales

Para que la firma electrónica simple sea válida en documentos laborales, la dirección del Trabajo ha establecido requisitos específicos a través de su doctrina administrativa (Dictamen N 789/15 y concordantes).

3.1 Consentimiento previo del trabajador

El trabajador debe haber manifestado expresamente su acuerdo para recibir y firmar documentos laborales mediante firma electrónica. Este consentimiento debe:

•       Constar por escrito - idealmente en el contrato de trabajo o en un anexo

•       Ser libre e informado - el trabajador no puede ser presionado para otorgarlo

•       Ser revocable - el trabajador puede retirarlo en cualquier momento sin afectar su relación laboral

Nota:  El sistema muestra automáticamente una advertencia al empleador cuando va a firmar documentos con trabajadores, recordándole verificar que existe este consentimiento previo.

3.2 Correo electrónico personal

El proceso de firma debe realizarse a través del correo electrónico personal del trabajador, no de un correo institucional entregado por el empleador. Esta exigencia garantiza que el trabajador mantiene acceso independiente a sus documentos laborales, incluso después del término de la relación laboral.

3.3 Derecho del trabajador a acceder a sus documentos

El trabajador tiene derecho a acceder en todo momento a los documentos que ha firmado, independientemente de su relación laboral vigente con el empleador. Para ello, el sistema cuenta con un portal de autoservicio disponible en:

https://sistema.ayudaparacontadores.com/addon/fes_portal_trabajador.php

4. Guía para el Empleador

4.1 Como iniciar el proceso de firma

Paso 1 Generar o subir el documento

El sistema genera automáticamente los documentos laborales. También puede subirse un PDF externo desde la sección Documentos de la empresa.

Paso 2 Abrir el visor de firma

Haga clic en el botón correspondiente para iniciar el proceso de firma del documento.

Paso 3 Configurar los firmantes

Para cada firmante ingrese: Nombre completo, RUT (se válida automáticamente), Correo electrónico personal, Tipo de firmante (Trabajador, Representante Legal, etc.).

Paso 4 Confirmar el aviso legal

Si hay firmantes de tipo Trabajador, el sistema mostrara una advertencia legal solicitando confirmar que el trabajador ha dado su consentimiento previo y que el correo utilizado es personal.

Paso 5 Iniciar el proceso

Al confirmar, el sistema envía automáticamente los enlaces de firma a todos los firmantes configurados.

4.2 Seguimiento del proceso

Una vez iniciado el proceso, puede hacer seguimiento del estado desde el Repositorio FES, donde vera:

•       Estado del sobre: Pendiente (en proceso) o Completado (todos firmaron)

•       Cada firmante con su estado individual y fecha de firma

•       Acceso al documento firmado y al registro de auditoria una vez completado

•       opción de reenviar el enlace a un firmante que no ha recibido el correo

4.3 múltiples firmantes

El sistema permite configurar varios firmantes para un mismo documento. Todos reciben el enlace de firma al mismo tiempo y pueden firmar de forma independiente, en cualquier orden y desde cualquier dispositivo. El documento queda completado cuando todos los firmantes han firmado.

Nota:  Cada firma genera su propio evento y registro de auditoría independiente. El documento sellado final incluye la información de todos los firmantes.

4.4 Acceso para fiscalización (dirección del Trabajo)

Si la dirección del Trabajo solicita acceso a los documentos firmados de sus trabajadores, puede generar un acceso temporal desde la plataforma:

•       Vaya a la nomina de persona, y en el menú adicionales encontrará Acceso Para Fiscalización DT FES

•       Ingrese el correo institucional del funcionario fiscalizador y el correo de notificación de su empresa

•       El sistema genera automáticamente una URL y un PIN de acceso válido por 24 horas

•       El acceso incluye todos los documentos firmados de los trabajadores activos o con menos de 2 años desde su desvinculación

•       Se envían 3 correos automáticos como evidencia del acceso otorgado

5. Guía para el Trabajador

5.1 Como firmar un documento

Paso 1 Revise su correo electrónico

Recibirá un correo del sistema con el título 'Documento para firma electrónica'. El correo incluye un enlace único para firmar y el documento adjunto para revisión previa.

Paso 2 Abra el enlace del correo

Haga clic en el enlace. Se abrirá una página segura con el documento para que lo revise antes de firmar. Puede leerlo completo en pantalla.

Paso 3 Solicite el código de verificación

Cuando este listo para firmar, haga clic en 'Solicitar código'. El sistema enviará un código de 6 dígitos a su correo electrónico.

Paso 4 Ingrese el código

Abra el correo con el código (revise también la carpeta de Spam si no lo encuentra) e ingréselo en el campo correspondiente. Tiene 10 minutos para usarlo.

Paso 5 Confirme la firma

Al ingresar el código correctamente, el sistema registra su firma de forma inmediata. Recibirá el documento firmado y sellado en su correo.

5.2 Como acceder a sus documentos firmados

En cualquier momento puede acceder a todos sus documentos firmados electrónicamente usando el portal de trabajadores:

https://sistema.ayudaparacontadores.com/addon/fes_portal_trabajador.php

Para acceder necesita su RUT y el correo electrónico personal con el que firmo los documentos. El sistema validará sus datos y enviará un enlace con PIN de acceso válido por 24 horas a su correo. Desde ahí puede descargar todos sus documentos firmados, incluyendo el PDF sellado y el registro de auditoría de cada firma.

Nota:  Este portal funciona independientemente de su relación laboral vigente. Puede acceder a sus documentos, aunque ya no trabaje en la empresa.

5.3 Como verificar la autenticidad de un documento firmado

Cada documento firmado tiene un código QR en la página final de certificación. Al escanearlo con su teléfono, accederá a la página de verificación pública del documento, donde podrá confirmar que el documento es autentico, los datos del firmante, la fecha de firma y el registro de auditoria completo del proceso.

6. Preguntas Frecuentes

¿Tengo obligación de firmar electrónicamente?

No puede ser obligado. La firma electrónica requiere su consentimiento previo y voluntario. Si usted no ha dado su consentimiento, el empleador no puede imponerle este método. Usted tiene derecho a solicitar la firma manuscrita tradicional.

¿Qué pasa si no recibo el código OTP?

Revise su carpeta de Spam o correo no deseado. Si tampoco esta ahí, solicite un nuevo código desde la misma página de firma. El código anterior queda invalidado automáticamente al solicitar uno nuevo.

¿El enlace de firma tiene fecha de vencimiento?

Si. Por seguridad, el enlace de firma vence después de 7 días desde su envío. Si el enlace ya no funciona, contacte a su empleador para que reenvíe el enlace.

¿Puedo firmar desde el teléfono?

Si, el sistema funciona en cualquier dispositivo con navegador web: computador, Tablet o teléfono. No necesita descargar ninguna aplicación.

¿Qué pasa si firmo por error un documento incorrecto?

La firma electrónica simple, al igual que la manuscrita, es un acto voluntario con efectos legales. Si firmo un documento incorrecto, comuníquese con su empleador para resolver la situación. El sistema no permite deshacer una firma.

¿Es seguro dar mi correo para firmar documentos?

Si. Su correo solo se utiliza para enviarle el enlace de firma y los códigos OTP. El sistema no almacena sus contraseñas de correo ni accede a su bandeja de entrada.

¿Los documentos firmados tienen la misma validez que los firmados en papel?

Si. La Ley N 19.799 establece que los documentos electrónicos con firma electrónica simple tienen el mismo valor probatorio que los documentos en papel, y son plenamente válidos ante tribunales, la Dirección del Trabajo y cualquier organismo público.

¿Por cuánto tiempo se conservan los documentos?

El sistema garantiza la conservación de los documentos firmados por un mínimo de 10 años, almacenados de forma segura en la nube con múltiples respaldos. Esto supera los plazos legales de prescripción laboral.

7. Glosario de Términos