Documentos Digitales Empresa

El área de Documentos Digitales permite organizar y almacenar documentos importantes relacionados con el funcionamiento de la empresa, de manera que estén disponibles cuando sean necesarios.

Actualmente, no existe un límite definido para la cantidad de documentos que pueden ser almacenados, por lo que la estructura y organización de esta información dependerá completamente de cómo el usuario desee administrarla.

Los documentos cargados deben contar obligatoriamente con algún tipo de extensión válida, tales como:

• PDF
• JPG
• PNG
• Excel
• Word
• u otros formatos similares.

Es importante considerar que el mal uso de este espacio podrá provocar la caducidad de la ficha de la empresa y del usuario asociado.

Para ingresar al módulo de documentos digitales, debe dirigirse al siguiente menú:

Empresas - Empresa Activa - Documentos Digitales Empresa

Para crear un nuevo documento o grupo de documentos, solo debe presionar el botón Nuevo Documento, lo que desplegará lo siguiente:

presentando el siguiente formulario:

En este formulario es necesario completar los datos correspondientes. Cabe destacar que, en el campo Tipo de documento, existen diversas opciones que permiten seleccionar la categoría que mejor se adapte al archivo que se desea cargar al sistema:

En esta misma área también es posible visualizar todos los documentos firmados electrónicamente en el sistema. Para ello, seleccione la opción Documentos Firmados FES, como se muestra en la siguiente figura:

Esta opción desplegará el listado completo de los documentos firmados de la empresa.

Se puede visualizar el monto total de los documentos pendientes por pagar.

En la tabla se muestra una tabla: con opciones por documento, nombre de la empresa, los firmantes, si el proceso está terminado, el monto y si está facturado.

En el menú Opciones encontrará las siguientes alternativas:

• PDF Firmado: corresponde al documento firmado electrónicamente por uno o más participantes del proceso.
• Original: corresponde al documento original enviado para revisión y firma.
• Audit: corresponde al Registro de Auditoría (Audit Trail), que contiene el detalle de los eventos ocurridos durante el proceso de firma.
• Sobre: presenta la misma información del proceso de firma, pero organizada en un formato de visualización diferente.