Creación Empresa

El primer paso en el uso de la herramienta es la creación de una empresa. Esta funcionalidad permite crear, editar y eliminar las fichas de empresas con las que trabajará dentro del sistema.

Esta opción puede ser invocada desde dos lugares:

• Empresa → Añadir nueva empresa

• Directorio de Empresas mediante el botón Crear Nueva Empresa

Directorio de Empresas

El directorio permite visualizar el listado de empresas registradas en el sistema, mostrando información como:

• Código interno
• RUT empresa
• Nombre empresa
• Dirección
• Representante legal
• Correo representante
• Régimen tributario
• Estado DJ 1887

Además, cada empresa dispone del menú Opciones, desde donde podrá:

• Editar Empresa
• Eliminar Empresa

Tal como se muestra en la figura anterior.

Crear Nueva Empresa

Al seleccionar la opción Crear Nueva Empresa, el sistema desplegará un formulario dividido en distintas secciones de configuración.

A) Básicos

Contiene la información mínima necesaria para trabajar con la empresa dentro del sistema.

Los campos principales son:

• Rut Empresa: identificador único de la empresa. Una vez creado, no puede modificarse directamente. Para realizar un ajuste, debe enviar un correo a soporte@ayudaparacontadores.com.
• Nombre Empresa: nombre oficial de la empresa.
• Logotipo: permite cargar el logotipo institucional.
• Dirección: dirección de la casa matriz.
• Comuna: comuna donde se encuentra ubicada la empresa.
  1. Si la empresa está en alguna de las comunas con bonificación por zona o rebaja de impuesto único, este es el campo que se debe usar para indicarlo. Este valor se cruzará con la comuna de residencia del trabajador y generará de manera automática la rebaja según el porcentaje estipulado por ley para estas comunas.
  2. No es obligatorio, pero es parte del membrete oficial que cada documento posee para ser presentado ante el SII.
• Giro: actividad económica resumida de la empresa. esta información irá igualmente en el membrete de los documentos oficiales.
• Fecha Constitución: fecha de constitución legal.
• Notas: campo para anotaciones internas o información adicional, como por ejemplo algún dato especial o teléfonos de contacto.

B) Representante : este cuadro contiene la información necesaria para individualizar al representante legal de la empresa.

Los elementos que constituyen este formulario son:

• Rut Representante: RUT oficial del representante legal.
• Nombre Representante: nombre completo del representante legal.
• Email Representante: correo electrónico oficial asociado a la empresa. Este correo será considerado como dirección principal para el envío automático de documentos y notificaciones del sistema.
• Dirección: domicilio asociado al representante legal.
• Estado Civil: información asociada al representante legal.
• Nacionalidad: nacionalidad registrada para el representante legal.
• Incluir pie de firma en liquidación: permite indicar al sistema si debe agregar un espacio de firma en las liquidaciones de remuneraciones.

• Imagen firma representante legal: permite incorporar una imagen de firma para efectos visuales en distintos documentos generados por el sistema.

  Esta imagen no otorga validez legal y tiene únicamente fines estéticos y de presentación.

C) Contabilidad: La sección Contabilidad contiene parámetros generales utilizados por el módulo contable del sistema.

Los elementos disponibles son:

1. Código de actividad primario: corresponde al código de actividad económica principal de la empresa.

2. Derecho a crédito fiscal IVA: permite indicar si la empresa posee derecho a utilizar crédito fiscal IVA.

   En caso de seleccionar “No”, el sistema enviará automáticamente el IVA crédito a cuentas de pérdida o impuestos definidos para ese propósito.

3. Modo de numeración de asientos: permite definir cómo se numerarán los comprobantes contables:
   • Único: genera un correlativo mensual continuo para todos los asientos.
   • Por asiento: genera correlativos independientes según el tipo de operación contable;así, compras tendrá el correlativo 1, 2, 3, 4; luego ventas 1, 2, 3, 4, y así sucesivamente.
   • Días de pago: parámetro utilizado para futuras programaciones de pago a proveedores cuando se manejan plazos mayores a 45 días.
   • Usa auxiliar: activa auxiliares contables adicionales al RUT en procesos de contabilización;; no es obligatorio.

D) Sueldos, corresponde a los elementos mínimos para el desarrollo del pago de remuneraciones en el sistema.

Los elementos que constituyen este formulario son:

• Mutual de accidentes: permite seleccionar la mutual correspondiente a la empresa.
• % Mutualidad: corresponde a la tasa base de mutualidad aplicada a la empresa.
• % Adicional Mutualidad: porcentaje adicional determinado según actividad económica o accidentabilidad.
• Modo de gratificación: permite definir cómo se calculará la gratificación legal de los trabajadores.
• Caja de compensación: permite seleccionar la caja de compensación asociada.
• Utiliza recargo dominical: activa automáticamente el cálculo del recargo legal del 30% para trabajos realizados en domingo, aplicable principalmente a restaurantes, hoteles y comercios. En estos casos, este menú activará un haber para la empresa donde se incorporará el monto de horas trabajadas en día domingo. Este valor se calcula y se entrega de forma separada para dar cumplimiento a las disposiciones legales, considerando el 30% del valor hora.
• Detallará inasistencia en liquidación: permite mostrar las inasistencias registradas dentro de la liquidación de remuneraciones.

Estas configuraciones permiten automatizar gran parte del proceso de cálculo de remuneraciones.

E) Notificaciones, La sección Notificaciones permite configurar avisos automáticos y alertas asociadas a obligaciones legales y administrativas de la empresa.

Entre las opciones disponibles se encuentran:

• Notificación de término de contrato a plazo fijo.
• Aviso de vencimiento de declaración y pago de Formulario 29.
• Aviso de vencimiento de cotizaciones previsionales.
• Aviso de vencimiento del Libro de Remuneraciones Electrónico.

Adicionalmente, es posible configurar:

• Lista de distribución de correos: permite registrar múltiples correos electrónicos para recepción de avisos.
• Modo de notificación: define el método utilizado por el sistema para mostrar las alertas.
• Notificar antes de X días: permite establecer cuántos días antes se enviará cada aviso.

F) Plan de Cuentas: La sección Plan de Cuentas permite indicar cuál será el plan contable utilizado por la empresa dentro del sistema.

Actualmente, el sistema trabaja con:

• Plan de cuentas PCGA

Ayudaparacontadores.com entrega un plan de cuentas base completamente parametrizado y preparado para cubrir aproximadamente el 95% de las empresas en Chile.

La principal ventaja de utilizar este plan es que se encuentra previamente configurado para operar correctamente con:

• Contabilidad
• Remuneraciones
• Costos
• Retiros
• Procesos tributarios
• Asientos automáticos

Este plan puede ser posteriormente modificado y adaptado según las necesidades específicas de cada empresa.

Finalmente, al guardar la información de la empresa, el sistema preparará automáticamente las configuraciones contables y asientos necesarios para comenzar a operar.

Menú Adicionales

Desde el menú Adicionales, se encuentran disponibles las siguientes funcionalidades:

• Enviar Nómina Empresa a Correo
• Agrupar Empresas por Holding
• Eliminar Empresas Seleccionadas
• Portar Nómina Trabajadores
• Credenciales API ayudaparacontadores.com
• Credenciales MCP Claude IA

Tal como se muestra en la figura.