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Plan General de Cuentas
El plan de cuentas del sistema ha sido diseñado para ser lo más simple posible, utilizando la codificación como principal elemento de organización e interpretación contable.
Actualmente, el sistema entrega automáticamente un plan de cuentas base como configuración inicial. Sin embargo, este puede ser recreado, ajustado y modificado libremente según las necesidades de cada empresa.
Además, el sistema permite descargar el plan de cuentas de la empresa actual para efectos de respaldo, revisión o análisis externo.
Descargar plan de cuentas de la empresa actual
El plan de cuentas puede visualizarse desde el siguiente menú:
El sistema presentará la información mediante dos pestañas principales:
- Plan General
- Árbol de Cuentas
La pestaña Árbol de Cuentas tiene un carácter principalmente ilustrativo y permite visualizar gráficamente las ramificaciones y jerarquías del plan contable.
¿Qué significan las columnas?
Cuenta: Corresponde al número de cuenta asignado a cada ítem contable.
El sistema utiliza una estructura simple basada en:
- Activo
- Pasivo
- Pérdida
- Ganancia
La clasificación depende del primer dígito de la cuenta:
- cuentas que comienzan con 1 → Activos
- cuentas que comienzan con 2 → Pasivos
- cuentas que comienzan con 3 → Pérdidas
- cuentas que comienzan con 4 → Ganancias
Descripción: Corresponde al texto descriptivo de la cuenta.
Puede contener cualquier información que ayude a organizar y comprender mejor la contabilidad.
Imputable: Es una bandera o indicador que permite definir qué cuentas podrán recibir imputaciones contables dentro de las distintas operaciones del sistema.
Solicita RUT: Indica que, cuando la cuenta sea utilizada junto con documentos u operaciones que contengan un RUT, el sistema incorporará automáticamente dicho RUT en la columna correspondiente del asiento contable.
Patrimonio: Define aquellas cuentas destinadas a acumular valores asociados al patrimonio o a la renta.
Intangible: Corresponde a cuentas asociadas a activos financieros identificables sin materialidad física, que pueden separarse o dividirse para ser:
- vendidos,
- transferidos,
- licenciados,
- arrendados,
- o intercambiados.
Ejemplos:
- Marcas
- Patentes
- Derechos de llave
- Derechos de fabricación
- Derechos de autor
- Concesiones
Si estos activos fueron contabilizados, deben rebajarse posteriormente, ya que representan estimaciones financieras y no activos reales con materialidad monetaria directa.
Nominal: Son cuentas que aparecen dentro del activo solo nominalmente, pero que no corresponden realmente a activos.
Por ejemplo, la pérdida del ejercicio anterior puede visualizarse en el activo debido a su saldo deudor, aun cuando corresponde patrimonialmente a una pérdida acumulada.
Transitorios: Son cuentas utilizadas para reflejar operaciones eventuales o temporales.
Estas cuentas impiden efectuar cargos o abonos definitivos sobre cuentas permanentes y posteriormente deben regularizarse o “netearse”.
Ejemplos:
- reclamaciones pendientes,
- diferencias en caja,
- gastos anticipados,
- entre otros.
Orden: Son cuentas utilizadas únicamente con fines de control e información, sin alterar la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de la empresa.
Creación de cuentas
La creación de nuevas cuentas se realiza mediante un sistema de copia.
Para ello:
- Busque una cuenta similar en estructura o características.
- Presione la opción “Crear cuenta similar”.
El sistema abrirá un formulario utilizando el siguiente número disponible y solicitará:
- descripción de la cuenta,
- si será imputable,
- y si requerirá RUT.
Una vez completados los datos, solo deberá presionar Guardar.
Casos especiales
El sistema permite que ciertas cuentas funcionen como cuentas ambivalentes según el saldo que presenten.
De esta manera:
- cuentas de pérdida pueden transformarse en ganancias,
- y cuentas de ganancia pueden reflejar pérdidas.
Para ello se utilizan:
- cuentas iniciadas en 5 → pérdidas especiales,
- cuentas iniciadas en 6 → ganancias especiales.
Para aplicar este comportamiento, basta con modificar el primer dígito de la cuenta al valor correspondiente.
El balance mensual reflejará automáticamente este ajuste. Si una cuenta de pérdida genera ganancia, o una cuenta de ganancia refleja pérdida, el sistema lo indicará explícitamente en el balance.
Opciones adicionales
En el menú Adicionales encontrará diversas funciones relacionadas con el plan de cuentas:
Exportar el plan de cuentas a Excel: Permite descargar el plan de cuentas completo en formato Excel.
Cambiar cuentas de pérdida a resultado: Proceso automático que permite trasladar cuentas de estado relacionadas con pérdidas.
Cambiar cuentas de ganancia a resultado: Proceso automático equivalente para cuentas de ganancia.
Asignar RUT a registros existentes: Permite solicitar al sistema que incorpore automáticamente el RUT en registros contables ya existentes asociados a documentos u operaciones que lo contengan.
Esta funcionalidad opera posteriormente a marcar la cuenta con la opción “Solicita RUT”.