Nuevo Trabajador

Al presionar el botón “Nuevo trabajador”, el sistema presentará una pantalla con distintos elementos organizados paso a paso, necesarios para completar la información requerida y así generar una liquidación.

La ventana se presenta inicialmente con 7 áreas. Una vez guardada la nueva ficha, se expandirá a 8 áreas, agregando la sección de cargas familiares.

En cada bloque de datos encontrará algunos campos destacados con un (*). Estos campos son obligatorios al momento de crear la ficha, ya que responden a operaciones cruzadas, como por ejemplo el cálculo del descuento de Impuesto Único para comunas acogidas al DL 889, o bien porque Previred requiere dicha información en su archivo plano para la declaración mensual.

Datos Básicos:

Algunos campos se relacionan entre sí según la información ingresada. Por ejemplo, si se selecciona nacionalidad extranjera, será necesario ingresar el número de pasaporte para la correcta generación de finiquitos.

Asimismo, al ingresar un RUT, el sistema podrá indicar si este ya se encuentra registrado previamente en la nómina.

Si lo desea, puede presionar el botón “Editar registro” y continuar desde la ficha guardada, o bien seguir adelante y crear otra ficha con el mismo RUT.

Otro dato importante en esta ficha es el campo “Comuna”:

Esta puede corresponder a alguna de las comunas acogidas al DL 889, beneficio que contempla una rebaja aplicada sobre la base imponible para el cálculo del Impuesto Global Complementario.

Como indica el mensaje del sistema, para que este beneficio sea aplicado, tanto el trabajador como la casa matriz de la empresa deben estar ubicados en una de las comunas incluidas en el DL 889.

A continuación, encontrará una lista de las comunas con rebaja DL 889.

Estos últimos cuatro campos de la primera pestaña requieren una atención especial:

Pensionado por invalidez: Indica que el trabajador se encuentra pensionado por invalidez total, debido a problemas de salud que afectan más del 70% de su capacidad laboral. En este caso, el empleador ya no deberá pagar el SIS (Seguro de Invalidez y Sobrevivencia) por el trabajador. Sin embargo, si el trabajador lo desea, puede continuar cotizando para el sistema de pensiones. El pago de salud correspondiente al 7% sigue siendo obligatorio.

Profesional: Este campo está relacionado con la duración de los contratos a plazo fijo. En el caso de trabajadores profesionales, el contrato puede extenderse hasta por 2 años, manteniendo las mismas reglas de renovación (máximo 2 renovaciones) antes de pasar a contrato indefinido.

Tipo de Impuesto Único: Este campo modifica el cálculo del impuesto para dos tipos de trabajadores: aquellos acogidos al uso del Global Complementario y aquellos considerados trabajadores agrícolas, quienes tributan bajo un cálculo distinto basado en una cantidad determinada de UTM según su sueldo.

Descuento 3% Préstamo SII: Permite que el sistema descuente un 3% del sueldo imponible tributario, con el objetivo de efectuar el pago del Préstamo Solidario Tasa 0%, otorgado por el Gobierno durante la pandemia de COVID-19.

Libro de Remuneraciones electrónico:

Existen algunos campos que no forman parte de la información tradicional en los sistemas. Estos datos deben ser informados mensualmente a la Dirección del Trabajo y, para ello, solo es necesario completar los campos correspondientes.

• Régimen previsional:

El régimen previsional debe contener la información necesaria para efectuar correctamente los descuentos de fondos de pensiones, ya sea mediante AFP o a través del sistema ex INP.

Todo trabajador debe contar con un régimen previsional, incluso aquellos que se encuentren pensionados y no coticen actualmente.

Si no está seguro de la AFP del trabajador, puede presionar el botón “Sup. Pensiones” y consultar utilizando el RUT del trabajador, obteniendo así la AFP a la cual se encuentra afiliado.

En caso de que el trabajador cuente con calificación de trabajo pesado, puede informarlo en los campos correspondientes.

Si el trabajador pertenece al sistema antiguo (ex INP), deberá indicar tanto la caja previsional como el porcentaje de descuento en los campos que aparecerán habilitados para ello.

• Salud:

La información requerida para el pago de salud puede combinarse de distintas maneras.

En el caso de Fonasa, el sistema configura automáticamente la cotización obligatoria del 7%.

Para las ISAPRES, dependiendo de la información indicada en el FUN, el plan puede combinar distintos factores. Aunque el sistema ha ido simplificando este proceso, actualmente solo es necesario indicar la moneda del plan de salud (por ejemplo, UF) y la cotización pactada. Por ejemplo, para un plan mensual de 2,5 UF, basta con ingresar:

• Moneda plan de salud: UF

• Cotización pactada: 2,5

• Liquidación:

Estos son los elementos centrales de la liquidación, donde se define como se remunerará al trabajador, las combinaciones son las siguientes.

• Tipo de trabajador: Existen cuatro opciones posibles, ajustadas para coordinar con Previred: activo (no pensionado), pensionado y cotiza, pensionado y no cotiza, y mayor de 65 años no jubilado.

  Tipo de sueldo: Define la estructura de remuneración del trabajador: normal, comisión o base más comisión.

  Forma de pago de sueldo: Corresponde a la modalidad de cálculo de la remuneración: por mes, horas, días, días con semana corrida, trato u obra o faena.

  Forma de cálculo de sueldo: Indica cómo será interpretado el monto ingresado: líquido a pago, sueldo en UF o sueldo base tradicional.

  Monto cálculo de sueldo: Contiene el valor asociado a la forma de cálculo seleccionada.

  Duración del contrato: Permite indicar si el contrato es indefinido o a plazo fijo.

  Fecha de ingreso y fecha de término: Son los elementos que indican al libro de remuneraciones si debe incorporar al trabajador dentro del período remunerado. Si las fechas no coinciden con los días del período en proceso, el sistema no lo considerará automáticamente.

  Posee seguro de cesantía: Corresponde a la activación o no del seguro de cesantía, tanto patronal como del trabajador. Esto ocurre en algunos casos especiales, como sueldo empresarial o trabajadores antiguos que no ingresaron al sistema cuando fue implementado en 2003.

  Ingreso al seguro de cesantía: Para trabajadores nuevos, esta fecha generalmente coincide con la fecha de ingreso y se utiliza para determinar el cumplimiento de los 11 años de cotización.

• No Imponibles:

En este cuadro se definen los haberes no imponibles tradicionales.

• Forma Pago

Este es el último grupo de datos que se agrega en el paso de “Nuevo trabajador”. Por el momento, corresponde principalmente a información referencial, destinada a completar los datos del contrato y proyectar la construcción de nóminas de pago para ser cargadas directamente en el banco.

Una vez completada esta información, el sistema presentará la ventana de edición del trabajador, incorporando además 3 nuevas áreas. Esto se debe a que, para poder ingresar información en dichas secciones, primero debe existir una codificación especial asociada al trabajador.

• Cargas Familiares

Las cargas familiares corresponden a un subsidio estatal entregado a los trabajadores, por lo que no constituyen un gasto para el empleador.

El modelo entregado por el sistema requiere dos tipos de información. En primer lugar, se debe indicar la carga propiamente tal, es decir: hijo, padre, cónyuge, entre otros. 

Para ello, debe incorporar la información necesaria presionando el botón “Nueva carga familiar”, donde deberá registrar los datos correspondientes.

De estos datos, los más importantes son: inicio del beneficio, término del beneficio, fecha de nacimiento, sexo, tipo de beneficio y tipo de beneficiario.

Las fechas de inicio y término del beneficio corresponden al período de vigencia de la carga familiar, el cual puede extenderse por varios años. Estas fechas no se utilizan para efectuar el pago de la carga, sino para determinar si el beneficio se encuentra vigente.

Para que el sistema pueda pagar correctamente este beneficio, es necesario asociar la carga al tramo correspondiente, utilizando el segundo botón señalado anteriormente.

En este apartado usted define si la carga familiar será pagada o no, de acuerdo con el tramo asignado. Los tramos disponibles corresponden a las categorías tradicionales: A, B, C y D.

El tramo seleccionado es el que determina el monto y los períodos en que se efectuará el pago de la carga familiar. Esta información debe estar respaldada por el certificado o informe emitido por el IPS (ex INP) o por la caja de compensación correspondiente.

Generalmente, el tramo asignado es reevaluado cada 6 meses; sin embargo, el sistema permite registrar períodos con rangos de fechas más extensos si así se requiere.

Por cada nueva asignación de tramo, usted podrá crear un nuevo registro o modificar uno existente.

• Haber Permanente:

Un haber permanente corresponde a un componente definido en el contrato original o en alguna de sus modificaciones. Se trata de montos que se pagan mensualmente y que, por lo general, mantienen el mismo valor o presentan variaciones mínimas en el tiempo.

La asignación de un haber permanente se realiza por períodos, definiendo una fecha de inicio y una fecha de término, las que pueden abarcar desde un plazo cercano hasta uno muy extenso, según sea necesario.

Si en algún momento este haber deja de aplicarse, se recomienda no eliminar el registro, sino utilizar la opción “Activo” y cambiar su estado a “NO”. De esta forma, se mantiene el historial de información asociado.

Puede crear tantos haberes permanentes como requiera.

• Datos para contrato:

Esta sección permite definir la información necesaria para la generación del contrato como documento. Para ello, debe contar previamente con una plantilla de contrato y realizar los ajustes necesarios, de modo que el documento incluya todo el contenido y texto requerido.

No es obligatorio completar esta información de forma inmediata; puede hacerlo solo si así lo desea. Posteriormente, podrá modificar estos datos tanto desde esta sección como desde la nómina de personal.