Crear y administrar órdenes de compra

La opción Órdenes de compra permite crear y controlar solicitudes formales de compra de productos o servicios. En cada orden puedes indicar el proveedor, los productos o servicios requeridos, las cantidades, los precios y las condiciones acordadas.

También puedes asociar a la orden los documentos recibidos del proveedor y consultar el monto documentado y el saldo pendiente por documentar.

Para ingresar, ve a Gestión → Órdenes de compra → Órdenes de compra.

En esta pantalla se muestra el listado de las órdenes de compra registradas. La tabla incluye el folio, la fecha, el RUT y la razón social del proveedor, la fecha de entrega, el número de productos o servicios, el total, el monto facturado y el estado de cada orden.

El estado se identifica con una etiqueta:

• Borrador: la orden todavía no ha sido emitida.
• Emitida: la orden ya fue confirmada.

La columna Monto Facturado muestra el monto de los documentos asociados a la orden.

Puedes seleccionar cuántos registros mostrar, buscar una orden en Buscar en tabla y usar los botones de paginación para avanzar o retroceder entre los resultados

Crear una nueva orden

Selecciona Nueva Orden de Compra para iniciar la creación de una orden.

La creación se realiza en dos etapas: primero ingresas y guardas los datos generales de la orden; después, agregas los productos o servicios.

1. Completar los datos de la orden

En la ventana Nueva Orden de Compra, ingresa o selecciona los antecedentes correspondientes:

• Proveedor: selecciona el proveedor al que se enviará la solicitud.
• Fecha: indica la fecha de emisión de la orden.
• Fecha de entrega: registra la fecha acordada para recibir los productos o servicios.
• Condición de pago: selecciona el plazo o condición convenida con el proveedor.
• Lugar de entrega: indica dónde se recibirán los productos o servicios.
• Afecto a IVA: señala si la orden considera IVA.
• Observaciones: agrega información adicional que deba quedar registrada.
• Solicitado por: identifica a la persona que solicita la compra.
• Autorizado por: indica a la persona que autoriza la compra.

Cuando termines de completar esta sección, selecciona Guardar. Una vez guardados los datos generales, podrás comenzar a agregar productos o servicios.

2. Agregar productos o servicios

En la sección Productos, selecciona un producto del listado o usa Crear Nuevo producto si necesitas registrar uno. Completa los datos disponibles:

• Descripción
• Unidad
• Cantidad
• Precio unitario
• Descuento porcentual

Luego, selecciona Agregar producto a la lista. Repite estos pasos para incorporar otros productos o servicios. El detalle se mostrará en la tabla y el sistema calculará los montos de Neto, IVA y Total, según corresponda.

Revisar, generar y enviar la orden

Una vez ingresados los datos y los productos o servicios, puedes revisar la orden y generar el documento en PDF.

Desde la vista del documento encontrarás las opciones Enviar por correo y Firma electrónica. La opción de firma electrónica permite iniciar el proceso de firma.

El PDF presenta los antecedentes del proveedor, las fechas y condiciones de la compra, el detalle de los productos o servicios, los montos y los espacios para la autorización y la solicitud.

Emitir la orden de compra

Mientras preparas o revisas la orden, esta puede mantenerse en estado Borrador. Cuando esté lista, puedes emitirla.

Antes de confirmar la emisión, el sistema advierte que la orden no podrá modificarse una vez emitida, salvo que se reabra. En el listado principal, el estado se muestra en la columna Estado.

Opciones de la orden de Compra

El botón Opciones, disponible en cada fila del listado, permite:

• Ver: abrir la orden.
• Ver PDF: consultar el documento en formato PDF.
• Documentos asociados: revisar los documentos vinculados a la orden.
• Asociar documento: relacionar documentos recibidos del proveedor con la orden de compra.
• Informe de recepción: revisar el detalle de los productos solicitados, recibidos y pendientes, junto con posibles diferencias.

1. Documentos asociados

Al seleccionar Documentos asociados, se abre una ventana con el folio de la orden y los datos del proveedor. En la parte superior se muestra un resumen con tres montos:

• Total orden: monto total registrado en la orden de compra.
• Documentado: suma de los documentos que ya están asociados a la orden.
• Saldo por documentar: diferencia entre el total de la orden y el monto documentado.

Debajo del resumen aparece el listado de documentos asociados. La tabla permite revisar el número de documento, la fecha de emisión, el RUT y la razón social del emisor, y el total de cada documento.

En las opciones de cada documento puedes Registrar/Ajustar recepción o Quitar de la orden.

Al seleccionar Registrar/Ajustar recepción, se abre una ventana para ingresar o revisar el detalle de lo recibido. Allí puedes registrar las cantidades recibidas y pendientes, revisar el precio de la orden y el precio de la factura, consultar el subtotal recibido y agregar observaciones, si corresponde.

Desde esta ventana puedes volver al listado de documentos, marcar automáticamente las líneas pendientes, limpiar la información ingresada o guardar la recepción.

2. Asociar Documentos a la orden de compra

Al seleccionar Asociar documento, la ventana muestra el Total orden, el monto Documentado y el Saldo por documentar. También presenta un listado de documentos recibidos del proveedor que puedes revisar para asociarlos a la orden.

En las opciones por documento , puedo asociar a  la orden de compra el listado de productos recibidos que correspondan.

3. Informe de recepción de la Orden de Compra

   El Informe de recepción permite comparar los productos o servicios solicitados con los que figuran recibidos o facturados. En la parte superior se muestra el folio de la orden consultada.

En la parte superior encontrarás el botón Actualizar, que permite refrescar la información, y la casilla Solo líneas con diferencias. Al marcarla, el informe muestra las líneas con alguna de estas situaciones: sin recepción registrada, con recepción parcial, con un precio distinto o con una observación.

La tabla permite revisar el folio y la fecha de la orden, los datos del proveedor, el número y la fecha de la factura, y el código, la descripción y la unidad del producto. También muestra las cantidades solicitadas y recibidas, el pendiente de la orden, el precio de la orden, el precio de la factura, la diferencia de precio, el subtotal recibido y las observaciones.

Puedes usar Buscar en tabla para localizar información específica, elegir cuántos registros mostrar y navegar entre las páginas cuando el informe contiene más resultados. Al pie de la tabla se muestra el total de los subtotales recibidos.