Administrar el Plan General de Cuentas

El Plan General de Cuentas define la estructura de cuentas contables utilizada por la empresa para registrar todas las operaciones realizadas en el sistema.

AyudaParaContadores.com incorpora un plan de cuentas base como configuración inicial, el cual puede modificarse, ampliarse o adaptarse según las necesidades de cada empresa.

Además, el sistema permite descargar el plan de cuentas para utilizarlo como respaldo, revisión o análisis externo.

Descargar plan de cuentas de la empresa actual

Acceder al Plan General de Cuentas

Para ingresar a esta opción, diríjase a:

Empresas → Empresa Activa → Configuración Cuentas Contables → Plan General de Cuentas

El sistema presentará la información mediante dos pestañas principales:

• Plan General
• Árbol de Cuentas

Nota: La pestaña Árbol de Cuentas , permite visualizar la estructura jerárquica del plan de cuentas y la relación existente entre sus distintos niveles.

Estructura del plan de cuentas

El sistema clasifica las cuentas según el primer dígito del código asignado.

Esta codificación permite identificar rápidamente la naturaleza contable de cada cuenta.

Significado de las columnas

Cuenta: Corresponde al código numérico asignado a cada cuenta contable.

Descripción: Corresponde al texto descriptivo de la cuenta.

Puede contener cualquier información que ayude a organizar y comprender mejor la contabilidad.

Imputable: Es una bandera o indicador que permite definir qué cuentas podrán recibir imputaciones contables dentro de las distintas operaciones del sistema.

Solicita RUT: Indica que, cuando la cuenta sea utilizada junto con documentos u operaciones que contengan un RUT, el sistema incorporará automáticamente dicho RUT en la columna correspondiente del asiento contable.

Patrimonio: Define aquellas cuentas destinadas a acumular valores asociados al patrimonio o a la renta.

Intangible: Corresponde a cuentas asociadas a activos financieros identificables sin materialidad física, que pueden separarse o dividirse para ser:

• vendidos,
• transferidos,
• licenciados,
• arrendados,
• o intercambiados.

Ejemplos:

• Marcas
• Patentes
• Derechos de llave
• Derechos de fabricación
• Derechos de autor
• Concesiones

Si estos activos fueron contabilizados, deben rebajarse posteriormente, ya que representan estimaciones financieras y no activos reales con materialidad monetaria directa.

Nominal: Son cuentas que aparecen dentro del activo solo nominalmente, pero que no corresponden realmente a activos.

Por ejemplo, la pérdida del ejercicio anterior puede visualizarse en el activo debido a su saldo deudor, aun cuando corresponde patrimonialmente a una pérdida acumulada.

Transitorios: Son cuentas utilizadas para reflejar operaciones eventuales o temporales.

Estas cuentas impiden efectuar cargos o abonos definitivos sobre cuentas permanentes y posteriormente deben regularizarse o “netearse”.

Ejemplos:

• reclamaciones pendientes,
• diferencias en caja,
• gastos anticipados,
• entre otros.

Orden: Son cuentas utilizadas únicamente con fines de control e información, sin alterar la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de la empresa.

Creación de cuentas

La creación de nuevas cuentas se realiza mediante un sistema de copia.

Para ello:

1. Busque una cuenta similar en estructura o características.
2. Presione la opción “Crear cuenta similar”.

El sistema abrirá un formulario utilizando el siguiente número disponible y solicitará:

• descripción de la cuenta,
• si será imputable,
• y si requerirá RUT.

Una vez completados los datos, solo deberá presionar Guardar.

Cuentas especiales

El sistema permite utilizar cuentas con comportamiento especial según el saldo registrado.

Para ello se utilizan:

• Cuentas iniciadas en 5, para pérdidas especiales.
• Cuentas iniciadas en 6, para ganancias especiales.

Cuando corresponda, el sistema reflejará automáticamente estos cambios en el Balance, indicando si una cuenta de pérdida presenta una ganancia o si una cuenta de ganancia registra una pérdida.

Opciones adicionales

En el menú Adicionales encontrará diversas funciones relacionadas con el plan de cuentas:

Exportar el plan de cuentas a Excel: Permite descargar el plan de cuentas completo en formato Excel.

Cambiar cuentas de pérdida a resultado: Proceso automático que permite trasladar cuentas de estado relacionadas con pérdidas.

Cambiar cuentas de ganancia a resultado: Proceso automático equivalente para cuentas de ganancia.

Asignar RUT a registros existentes: Permite solicitar al sistema que incorpore automáticamente el RUT en registros contables ya existentes asociados a documentos u operaciones que lo contengan.

Esta funcionalidad opera posteriormente a marcar la cuenta con la opción “Solicita RUT”.